В данной работе сотрудники больницы рассказывают о своем многолетнем опыте автоматизации, в том числе большой раздел статьи посвящен внедрению "Карельской медицинской информационной системы". Приводим выдержку из этой работы, посвященную нашей информационной системе.
Внимание! Авторские права на данную работу принадлежат авторам статьи и редакции журнала "Врач и информационные технологии". Перепечатка, копирование и иное распространение этого материала или его частей допустимо только с разрешения авторов или редакции. Компании "К-МИС" никакие права на данный текст не принадлежат.
.......
Второй этап внедрения медицинских информационных технологий в отделенческой больнице направлен на внедрение медицинской информационной системы, как статистического блока, обеспечивающий автоматизацию комплексного лечебно-диагностического процесса и управление медицинской деятельностью лечебного учреждения на основе современных медицинских информационных систем (МИС).
Этот этап был более сложным и требовал совершенно другого подхода, так как затрагивал интересы всех медицинских работников - участников процесса перехода на автоматизированную систему.
На этом этапе мы ставили задачу, которая должна решать вопросы, направленные на полную автоматизацию ведения электронных историй болезни и амбулаторных карт [2,3].
В подходе к решению поставленной задачи мы определили, что МИС должна быть ориентированной на выполнение задач:
- анализа, планирования, учета и контроля лечебно-диагностической деятельности больницы и ведение в автоматизированном режиме статистической отчетности;
- создания единой базы пациентов;
- обеспечения условий максимального перехода на безбумажную технологию;
- учета и контроля расходования лекарственных препаратов, привязанный к формулярной системе отделенческой больницы;
- анализа нагрузки работы врачей, качества организации медицинской помощи, автоматизацию составления графика приема врачей;
- полный анализ контроля качества и объема оказанных медицинских услуг;
- формирования утвержденной статистической формы отчетности;
- возможности записи на прием пациентов;
- по защите персональных данных пациентов;
Внедрению МИС в работу отделенческой больницы предшествовал большой этап подготовительных работ, включающий обеспечение врачебных кабинетов оргтехникой и создание локальной сети ЛПУ. На этом этапе было проведено тщательное изучение существующих на рынке программных продуктов, определенных как медицинская информационная система [6].
Проанализировав более 15 программных продуктов, учитывая соотношение цены и качества, а также отзывы о внедрении и использовании медицинских информационных систем в работе медицинских учреждений, мы остановили свой выбор на программном продукте "Карельская медицинская информационная система" (далее КМИС)
Определяющим в выборе МИС для нас стало то, что данная медицинская информационная система была ориентирована на пользователя и имела такие характеристики как:
- Гибкость в настройке. За счет использования универсальной системы документооборота имеется возможность настраивать все формы документов и создавать собственные, подключать необходимые базы данных из самых разных источников (страховые компании, паспортный стол и т.п.), вести отчетность в различных разрезах.
- Положительные отзыва за счет того, что система уже использовалась в лечебных учреждениях и особенно в системе негосударственных учреждений здравоохранения.
- Приятный, логичный, хорошо продуманный интерфейс, значительно ориентированный на конечного пользователя.
- Наличие полной и качественной документации понятной для пользователя и программиста.
КМИС позволила улучшить организацию качества медицинской помощи и значительно повысить эффективность труда медицинских работников за счет автоматизации трудовых операций.
Для обеспечения планового вхождения к работе с медицинской информационной системой мы проводили взаимосвязанные цикловые технические и модульные занятия с медицинскими работниками по утвержденному графику. В ходе реализации адаптации КМИС для работы в отделенческой больнице мы провели:
- обучение сотрудников навыкам работы на ПК (и одновременно – преодоление психологического барьера перехода к новой форме работы) и знакомство с принципами работы КМИС.
- учитывая, что 70% медицинских работников не владели пользовательскими навыками работы на компьютере, а потому учеба сотрудников по разработанной нами программе позволила достаточно быстро обучить всех сотрудников работе с КМИС.
- эффективность некоторых элементов информатизации увидели и оценили многие из средних медицинских работников, сразу же начав использовать систему для оформления талонов амбулаторного пациента (в регистратуре и на приеме врачей.
- в работе регистраторов добавились дополнительные функции – по созданию базы данных пациентов поликлиники. Это работа, которая требовала четкости, хороших базовых знаний работы на компьютере и знания на пользовательском уровне самой программы КМИС. К этой работе были привлечены самые опытные медицинские работники среднего звена.
Итоги работы первого этапа:
- создана основная база данных пациентов - 100% железнодорожного населения и 2/3 приписного населения. Персональная база данных пациентов составлена на 67000 пациентов. Численность самого приписного населения отделенческой больницы 30000.
- участковые и цеховые медсестры, работники регистратуры освоили работу с электронными амбулаторными картами ведение медицинской документации, накопление амбулаторных карт в электронном виде). Время пребывания пациента у окна регистратуры сократилось с 13,6 мин до 5. Теперь за дневной прием время ожидание пациента в очереди регистратуры по поликлинике не превышает 7-8 мин.
- полноценно включились в работу УЗИ-кабинет поликлиники, участковые и цеховые терапевты, травматолог, кабинет функциональной диагностики, регистратура, зав. поликлиникой, прививочный кабинет.
На следующем этапе поликлиника перешла полностью на формирование талонов амбулаторного пациента для отдела медицинской статистики в электронном виде. Работниками регистратуры при этом формировались лишь талоны на первичных пациентов, и именно это заставило работать в МИС всех медицинских сестер, ведущих прием с врачами.
Дополнительно установлено 20 рабочих мест. Создана электронная прививочная картотека, что позволило в автоматическом режиме планировать и контролировать выполнение прививочной работы по поликлинике, по участкам и специалистам.
Результатами этого и последующих этапов увеличение рабочих мест и освоение пользователями своего функционала для работы в системе КМИС. В настоящее время в поликлинике создано 86 рабочих мест для работы с данной системой.
Итоги работы второго этапа:
- Большинство врачей и медицинских сестер овладели навыками работы в медицинской информационной системе. Участковые и цеховые врачи, обеспеченные оргтехникой, освоили работу с электронными амбулаторными картами
- Налажена преемственность в работе с электронной документацией между работниками, начавшими работу в КМИС на 1-м этапе: цеховые терапевты используют в полной мере программу для рассмотрения результатов ЭКГ, УЗИ, экспертная оценка качества медицинской помощи, электронные записи в амбулаторных картах и их сопровождение.
При внедрении МИС большая роль возлагается на специалистов IT-отдела (кроме обучения всех специалистов, они проводят работу по настройке и созданию шаблонов записей и работе с ними, оптимизацию работы локальной сети, распределение нагрузки на аппаратную часть, сопровождение технической части проекта).
С 1-го октября 2008 года поликлиника отделенческой больницы перешла полностью на использование КМИС в практической работе. Дополнительно была проведена корректировка нормативно правовых документов, решались вопросы организации работы в новом режиме, уточнен график работы поликлиники. В ходе выполнения поставленной задачи проведены следующие мероприятия:
1. Изменены должностные инструкции работников регистратуры, усилен контроль достоверности страховых полисов и паспортных данных, полностью освоена функция оформления вызовов на дом, начато формирование календарей специалистов и кабинетов, автоматизированная регистрация листков нетрудоспособности)
2. У заведующей поликлиники появилась возможность проводить ежедневный контроль качества ведения записей в амбулаторных картах с определением индивидуальных коэффициентов качества работы врачей. Возможность в режиме реального времени осуществлять контроль расписания приема врачей и вносить при необходимости корректировку. Работа заведующей поликлиникой стала творческой, формализованной по существу и оперативной в принятии управленческих решений на всех иерархических ступенях.
3. Ведется мониторинг количества оформленной медицинской документации по каждому рабочему месту, контролируется полнота заполнения медицинской документации, соответствие стандартным формам и протоколу проверок страховыми компаниями по положению вневедомственного контроля.
4. Качественные и количественные показатели работы специалистов в КМИС учитываются при распределении дополнительных выплат работникам поликлиники (в соответствии с положением о премировании). Автоматизирован подсчет бальной системы при подведении итогов работы за отчетный период.
Хотелось бы отметить некоторые трудности, которые возникали при внедрении системы на различных этапах:
- Постоянно ощущался недостаток свободных финансовых средств. Все закупки осуществлялись за счет собственных средств учреждения. Поставка осуществлялась поэтапно в плановые внутрибольничные сроки. Только благодаря скорректированной финансовой политике отделенческой больницы и работе в автоматизированной системе учета и анализа финансовых средств удавалось оперативно решать вопросы распределения денежных средств и эффективному направлению их на инвестиционные программы внутри отделенческой больницы.
- Большая часть медицинских работников обучалось по индивидуальным графикам, так как режим работы, график отдыха после дежурства, график отпускного периода медицинских работников не давал возможности полностью провести обучение персонала за короткое время.
- Учитывая специфику железнодорожной медицины, наличие большого количества внутренних отчетных документов, внутриведомственные нормативы работы НУЗов по обеспечению безопасности перевозочного процесса и профессиональные особенности организации медицинской помощи железнодорожникам вызывала необходимость постоянной корректировки системы. Надо отметить, что в большинстве случаев все изменения вносились с использованием возможностей электронного общения и, как правило, всегда оперативно, быстро и своевременно. Эта работа продолжается и в настоящее время.
На заключительном этапе для работы в МИС в полномасштабном варианте были проведены окончательные работы по настройке системы и локальной сети отделенческой больницы. Совместно с медицинскими работниками и при участии IT – специалистов на завершающем этапе выполнены работы:
- Создание календарей всех работающих кабинетов и специалистов и их активное использование
- Внедрение модуля профосмотров
- Освоение всеми специалистами функций диспансеризации
- Освоение в полной мере модуля вакцинопрофилактики (в части отчетности и планирования вакцинаций)
- Налаживание преемственности в работе параклинических подразделений больницы и стационара.
Этап внедрения МИС в работу стационарного подразделения проходил значительно быстрее, так как медицинский персонал видел результаты работы поликлинического звена больницы с МИС [8].
ПОЛУЧЕННЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ
Полученные результаты работы при переходе на электронное ведение амбулаторной карты и создание персональной базы данных пациентов выражаются в:
- своевременность заполнения и передача статистических талонов;
- возможности автоматического поиска по базе данных результатов параклинических исследований любого пациента;
- сокращении рутиной работы врачей поликлинического звена;
- повышении качества и доступности медицинской документации;
- сокращении времени пациентов на ожидание в очередях, повышении интенсивности работы лечебного учреждения.
Достигнутые результаты не оставили равнодушным в отделенческой больнице никого. Статистические показатели работы поликлиники, улучшение качественных показателей только за счет систематизации записи и оформления амбулаторных карт позволили реально оценить выгоду от внедрения и использования КМИС. Это было результатом творческого подхода медицинских работников, активно проведенной подготовительной работы, позицией руководителей структурных подразделений и высокой роли корпоративной культуры отделенческой больницы общей стратегией развития выработанной департаментом здравоохранения ОАО "РЖД".
При эксплуатации КМИС уже в первый год заметно сократились очереди на запись в регистратуру, а после внедрения календаря врача этот процесс был полностью автоматизирован. Только на этапе внедрения и сокращения времени на прием пациента и более полного учета всех посещений поликлиники эффективность работы поликлиники выросла на 40%. Качество оформления амбулаторных карт стало более полным, емким по значению, верификация диагноза, сроки назначения и выполнения медицинских услуг и соответствие стандарту стали качественно лучше [5]. Для сравнения, сумма штрафных санкций по экспертизе качества уменьшилась и составила 1,2% от выставленных счетов, против 3,1% за отчетный период до внедрения МИС.
ВЫВОДЫ:
1. Использование медицинских информационных систем в работе лечебных учреждений становится важной и приоритетной задачей [7].
2. С учетом большого рынка программных продуктов медицинских информационных систем необходима четкая систематизация их и возможность адаптации МИС по конкретные задачи лечебного учреждения формализованные под определенные стандарты.
3. Любая медицинская информационная система в лечебном учреждении будет внедрена при полной готовности медицинского персонала для решения целевых задач перехода на автоматизацию лечебно-диагностического процесса.
4. Этапы обучения, подходы к внедрению в каждом лечебном учреждении должны быть индивидуальными, системными и задачи сформулированы под общую концепцию развития лечебного учреждения. Этап внедрения МИС занимает не менее 3 лет.
5. Экономическая эффективность от внедрения МИС в НУЗ " Отделенческой больнице ст. Муром" очевидна и при полномасштабном использовании медицинской информационной системы ожидаемый эффект от внедрения будет не менее 4-7 % от консолидированного бюджета больницы.
6. Работа по этой тематике в отделенческой больнице ст. Муром требует своего дальнейшего анализа и обобщения. Необходима корректировка и адаптация МИС под требования ведомственного здравоохранения и специфики железнодорожной медицины.
7. Опыт внедрения МИС в НУЗ «Отделенческая больница на ст. Муром» для обобщения и полного анализа не достаточный по срокам. Но последовательность внедрения элементов информационных технологий и медицинской информационной системы дала возможность создать последовательный алгоритм действий, который позволит избежать ошибок нам и тем, кто собирается или уже внедряет в своей среде МИС. А представленный материал может быть учтен другими ЛПУ в качестве одного из вариантов внедрения МИС в практическую плоскость работы лечебно-профилактического учреждения. В результате использования МИС можно сделать вывод, что она достаточно эффективна и имеет все шансы на дальнейшее развитие. За достаточно короткий срок, при отсутствии дополнительных финансовых средств, но при четком выполнении поставленной цели и эффективном распределении имеющихся ресурсов можно результативно заниматься внедрением медицинских информационных систем лечебных учреждениях.
8. Выбранная нами МИС может быть рекомендована для практического внедрения в лечебных учреждениях любых форм собственности. Имеет уникальную возможность и гибкую систему для внедрения под различные задачи учреждений здравоохранения.